Program Management
O que é Program Management e por que é essencial
Em gestão de projetos, existem três “P’s”: Projetos, Programas e Portfolios. Contudo, cada um representa um tipo diferente de iniciativa. No entanto, todos contribuem para que a organização atinja os seus objetivos e crie valor. Neste artigo, vamos explorar o conceito de Program Management e como esta disciplina é fundamental para o sucesso estratégico.
O que é um programa
Um program é um conjunto de iniciativas relacionadas entre si que são geridas de forma coordenada. Esta coordenação garante, assim, que todos os esforços do programa contribuem para objetivos comuns. Além disso, permite que os recursos, riscos, prazos e orçamentos sejam geridos de forma integrada, evitando impactos negativos entre iniciativas.
Um program pode incluir, por exemplo:
Projetos – Iniciativas temporárias que produzem produtos, serviços ou resultados únicos;
Subprogramas – Divisões do programa em componentes menores, mais fáceis de gerir;
Atividades de suporte – Tarefas administrativas, financeiras ou técnicas que sustentam o programa.
Diferença entre Project Management e Program Management
Embora relacionados, gestão de projetos e program management não são iguais. Desse modo, a gestão de projetos foca-se no sucesso de cada projeto individual. Ou seja, em entregar produtos dentro de prazo, custo, qualidade e risco definidos. Por outro lado, a gestão de programas foca nos benefícios globais do conjunto de iniciativas.
Em suma, sem a program management, seria difícil alcançar resultados complexos que exigem a integração de múltiplos produtos. Por exemplo, diferentes projetos podem desenvolver produtos distintos, cada um com a sua equipa, orçamento e prazos. No entanto, como estes produtos são interdependentes, é necessário coordená-los através de um programa. Ou seja, esta disciplina cria pontes entre projetos, alinhando prazos, requisitos, decisões e recursos comuns.
Funções do gestor de programas
O program manager é responsável por liderar o program. Desde o início até à conclusão, este define o rumo mas também garante que todas as iniciativas contribuem para os resultados esperados.
No arranque do programa, o gestor de programas, por exemplo:
Definir os resultados esperados do program;
Analisar a justificação do programa;
Determinar os benefícios esperados;
Mapear resultados e benefícios;
Definir prazo, orçamento e padrões de qualidade;
Alinhar os resultados do projeto aos produtos entregues.
Ao longo do programa, o gestor, pode por exemplo:
Autorizar o arranque dos projetos;
Definir tolerâncias e aprova planos de gestão de projetos;
Orientar gestores de projeto e analisa o desempenho do programa;
Manter comunicação constante com stakeholders;
Garantir integração entre projetos, evitando esforços duplicados;
Analisar propostas de novos programas;
Manter a documentação atualizada;
Aprovar ações corretivas e gerencia alterações ao programa.
Benefícios do Program Management
A disciplina de program management permite que organizações, por exemplo:
Alcancem benefícios estratégicos superiores aos que seriam obtidos apenas com projetos isolados;
Otimizem recursos humanos, financeiros e materiais;
Reduzam riscos e duplicações de esforço;
Melhorem a comunicação com stakeholders;
Mantenham os objetivos do programa alinhados à estratégia organizacional.
Dessa forma, a gestão de programas não só coordena múltiplas iniciativas, mas também maximiza o valor entregue, garantindo que cada projeto contribua para objetivos maiores e mais estratégicos.
Conclusão
Em conclusão, o Program Management é uma disciplina estratégica que coordena diversos projetos relacionados para atingir objetivos organizacionais. Isto porque, este integra projetos, subprogramas e atividades de suporte, assegurando que todos trabalhem para um mesmo propósito. Além disso, define resultados claros, alinha ações com a estratégia da organização e mantém comunicação constante com stakeholders. Finalmente, adapta-se a mudanças, permitindo que as organizações maximizem o valor entregue através da gestão de programas.
Em suma, este artigo explora o conceito de Program Management, destacando como esta disciplina integra múltiplos projetos e subprogramas para maximizar benefícios estratégicos. Além disso, explica a diferença entre program e projeto, detalha responsabilidades do gestor de programa e descreve os principais benefícios de gerir iniciativas de forma coordenada.