Business case
Business Case: Guia Completo para Justificar Projetos e Tomar Decisões Eficazes
O termo Business Case significa, segundo o léxico da Oxford, “uma justificação para um projeto ou iniciativa com base nos benefícios comerciais esperados”. Em termos práticos, um Business Case responde à pergunta: por que devemos realizar este projeto?
Antes de iniciar qualquer projeto, é essencial identificar os benefícios esperados. Além disso, é necessário avaliar os custos e riscos envolvidos. Um Business Case organiza estas informações de forma clara, permitindo que os stakeholders compreendam se os benefícios superam os custos e se a iniciativa é viável.
Os benefícios podem ser financeiros, mas também podem incluir redução da carga de trabalho, aumento da satisfação de clientes ou stakeholders, melhoria de processos ou fortalecimento da posição no mercado. Para cada benefício, é ideal apresentar dados concretos, como percentagens de redução de custos ou previsões de cash flow. Desta forma, os decisores podem tomar decisões informadas e estratégicas.
Perguntas que um Business Case Deve Responder
Um Business Case eficaz deve responder a questões essenciais:
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Por que devemos realizar este projeto?
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O que acontece se não o fizermos?
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Que benefícios podemos gerar para a empresa?
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Quais são os riscos associados ao projeto?
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Qual é o custo potencial?
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Quando esperamos alcançar os benefícios e recuperar o investimento?
O sponsor ou executivo responsável pelo projeto deve garantir que o Business Case permanece relevante e viável durante todo o ciclo de vida do projeto, não apenas na fase de aprovação.
Características de um Bom Business Case
Um Business Case deve comunicar de forma clara o porquê, o quê, como e quem da iniciativa proposta. Entre as principais características, destacam-se, por exemplo:
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Clareza de visão: deve descrever o problema ou oportunidade, detalhar como será executada a iniciativa mas também indicar o impacto esperado.
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Brevidade: deve conter apenas as informações necessárias para uma decisão informada, evitando, desse modo, excesso de detalhes.
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Base factual: deve incluir dados provenientes da equipa e especialistas, minimizando, desse modo, suposições.
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Estrutura cuidada: deve ser persuasivo, convincente mas também mostrar de forma objetiva o valor e os benefícios do projeto.
Componentes Essenciais do Business Case
Para ser completo, um Business Case deve incluir, por exemplo:
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Governança: identifica o executivo responsável mas também os procedimentos de garantia do projeto.
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Declaração do problema ou oportunidade: descreve detalhadamente o problema ou oportunidade, seus impactos e o contexto estratégico.
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Resultado esperado: define o estado futuro desejado e, por conseguinte, como o projeto contribui para as prioridades estratégicas.
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Opções: apresenta soluções possíveis, riscos e benefícios de cada opção, incluindo a opção de não avançar.
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Benefícios: descreve os ganhos mensuráveis, como aumento de receita, redução de custos, maior participação no mercado ou fidelização de clientes.
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Orçamento: detalha os investimentos, custos mas também opções de financiamento.
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Cronograma: apresenta o prazo previsto para o projeto e para a realização dos benefícios.
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Riscos: identifica potenciais obstáculos e oportunidades associadas.
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Dependências: indica outras iniciativas ou atividades que possam afetar o projeto.
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Análise custo/benefício: avalia se os benefícios justificam os custos mas também inclui previsões de cash flow ou análises de sensibilidade.
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Recomendação: apresenta o curso de ação sugerido e próximos passos, em consequência do projeto avance.
Conclusão
Em conclusão, um Business Case é um documento estratégico que justifica a viabilidade de um projeto. Isto porque, este ajuda os decisores a avaliar custos, benefícios, riscos e alinhamento estratégico. Além disso, assegura que os projetos aprovados têm apoio dos stakeholders e são sustentáveis ao longo do tempo. Por fim, um Business Case sólido aumenta a probabilidade de sucesso, garantindo decisões mais informadas e eficientes.
Em suma, o Business Case permite estruturar a proposta de um projeto de forma clara e objetiva, demonstrando benefícios, riscos e custos. Isto porque, aplicar esta ferramenta de forma correta garante que projetos sejam aprovados com base em dados concretos e alinhamento estratégico. Assim, equipas e decisores podem tomar decisões mais seguras, priorizando iniciativas que tragam maior valor para a organização.