Tailoring
Tailoring: Como Adaptar a Gestão de Projetos ao Contexto
Tailoring, ou adaptação, refere-se à prática de ajustar a gestão de projetos ao contexto específico de cada iniciativa. Os processos, técnicas, ferramentas, métricas, registos, organização, papéis e responsabilidades devem ser adaptados em função da importância, complexidade, dimensão, incerteza e natureza do projeto. Desta forma, a gestão de projetos torna-se eficaz, eficiente e adequada aos objetivos. Ou seja, a abordagem é personalizada e os recursos são utilizados de forma otimizada.
A prática de adaptação contrasta com a aplicação rígida de metodologias padronizadas. A realidade é que não existem dois projetos iguais. Por isso, aplicar sempre a mesma abordagem seria limitador e arriscado. Tailoring garante que a gestão de projetos responde às necessidades específicas de cada situação, aumentando as chances de sucesso. Tentar usar uma única solução para todos os projetos pode comprometer os resultados e desperdiçar recursos.
Como Aplicar Tailoring / Adaptação
Em vez de seguir metodologias rígidas, o gestor de projetos deve avaliar detalhadamente o contexto do projeto. Para isso, é necessário considerar múltiplos fatores, como por isso:
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Dimensão e complexidade do projeto.
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Nível de incerteza e riscos associados.
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Número de equipas e unidades organizacionais envolvidas.
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Existência e natureza de contratos ou acordos externos.
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Riscos financeiros, regulatórios ou reputacionais.
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Experiência, competências e dimensão da equipa.
Após avaliar estes elementos, o gestor define o project management plan, ou plano de gestão do projeto, que irá orientar todas as atividades futuras. Isto porque, este plano incorpora a abordagem mais adequada às características do projeto, equilibrando eficiência, eficácia e recursos disponíveis.
Além disso, tailoring significa conhecer profundamente a equipa, o projeto, a organização e até a indústria. A partir deste conhecimento, o gestor identifica processos, técnicas e ferramentas que realmente funcionam e elimina os que são desnecessários. Em suma, é criar uma estratégia personalizada que maximize resultados e minimize desperdícios.
Quando Usar Tailoring / Adaptação
O Tailoring deve ser aplicado em todos os projetos. Ou seja, sempre que se inicia um projeto, o planeamento deve incluir a avaliação do contexto e a definição de uma abordagem adaptada. Além disso, ao longo do projeto, é importante revisitar a estratégia e ajustá-la conforme surgem novos dados, lições aprendidas ou mudanças no ambiente do projeto. Esta flexibilidade garante que o projeto se mantém alinhado aos objetivos mas também às necessidades dos stakeholders.
Sugerimos, que em seguida, leia o post sobre agile project management.
Vantagens de Usar Tailoring / Adaptação
A adaptação oferece várias vantagens práticas, como por exemplo:
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Responder às Necessidades: Ao ajustar processos, técnicas e práticas ao contexto, o projeto consegue, assim, atingir os objetivos com maior eficácia.
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Otimizar Recursos: Um projeto adaptado evita desperdício de tempo e custos, focando-se, desse modo, apenas em atividades essenciais.
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Aumentar a Satisfação: A adaptação melhora a experiência de todos os envolvidos, desde a equipa até aos stakeholders mas também clientes.
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Flexibilidade e Agilidade: Ajustar a gestão permite reagir rapidamente a mudanças no projeto ou no mercado, e em consequência, reduzindo riscos e aumentando oportunidades.
Conclusão
Em resumo, Tailoring é a prática de adaptar a gestão de projetos às características específicas de cada iniciativa. Ou seja, em vez de aplicar metodologias rígidas, o gestor avalia dimensão, complexidade, incerteza, riscos e recursos disponíveis. Assim, desenvolve um plano de gestão personalizado que aumenta a eficácia, otimiza recursos e maximiza resultados. Por fim, aplicar adaptação é essencial para que a gestão de projetos seja realmente eficiente e gere valor para a organização e para os stakeholders.
Em suma, o conceito de Tailoring na gestão de projetos refere-se à adaptação de processos, técnicas, ferramentas e recursos ao contexto específico de cada projeto. Isto porque, esta abordagem garante maior eficiência, otimização de recursos e melhor alinhamento com os objetivos. Além disso, ao aplicar Tailoring, os gestores conseguem lidar com complexidade, incerteza e riscos de forma proativa, aumentando a probabilidade de sucesso do projeto e melhorando a satisfação de stakeholders e clientes.